Custom vs. Pudełko
Katarzyna Lipka
21 sierpnia 2018

Dobrze dopasowany do firmy i jej specyfiki intranet potrafi zdziałać cuda, w szczególności w dużych organizacjach, gdzie codzienna komunikacja pomiędzy współpracownikami jest utrudniona.


Nowoczesne miejsce pracy do dobrego funkcjonowania potrzebuje skutecznego intranetu, który zapewni nie tylko właściwy przepływu informacji, umożliwi szybki obieg dokumentów czy udostępni narzędzia do zarządzania wiedzą, ale również obniży koszty operacyjne oraz sprawnie wdroży nowych pracowników.


Decydując się na wdrożenie intranetu w swojej firmie, stajemy zwykle przed wyborem wersji “od ręki” lub dostosowania rozwiązania do specyficznych potrzeb organizacji.  Na przestrzeni lat, na rynku pojawiło się wiele wersji „pudełkowych”, które, jeśli tylko właściwe zanalizujemy swoje potrzeby, pozwolą na szybkie i skuteczne wdrożenie intranetu. Jednak, czy aby na pewno dostępne rozwiązania spełnią oczekiwania Twojego biznesu? Które z nich wybrać, a może zdecydować się na customizację?


Poniżej przedstawiam kilka wskazówek, które mam nadzieję wspomogą Cię w podjęciu właściwej decyzji.


Zapraszam do lektury!



Jak znaleźć najlepsze rozwiązanie intranetowe?


Każda firma posiada konkretne potrzeby, dlatego zanim podejmiesz decyzję o zakupie, musisz dokładnie wiedzieć, czego potrzebujesz i co chcesz osiągnąć. Oto kilka wskazówek, które warto wziąć pod uwagę:


1. Jakie są Twoje cele biznesowe?


Przed decyzją o zakupie nowego intranetu zdefiniuj kluczowe cele biznesowe, które przyniosą korzyści Twojej organizacji pod względem produktywności.


Dzięki wdrożeniu do organizacji intranetu możesz:



  • Stworzyć miejsce, w którym dostępne będą wszystkie niezbędne informacje: aplikacje, wewnętrzne, wiadomości, narzędzia i dokumenty.

  • Poprawić wydajność poprzez łatwy i szybki dostęp do wszystkich dokumentów.

  • Wzmocnić więzi przez zacieśnienie współpracy pomiędzy pracownikami.

  • Zwiększyć motywację poprzez zachęcanie pracowników do wyrażania swoich opinii za pośrednictwem intranetu. 


2. Czy potrzebujesz intranetu stacjonarnie czy w chmurze?


Ważne jest, aby zdecydować, jaki rodzaj platformy intranetowej będzie odpowiedni dla Twojej działalności. Wiele firm preferuje intranet w chmurze, ponieważ gwarantuje większe bezpieczeństwo i stabilność.


3. Jaki jest Twój budżet?


Platformy intranetowe mają różne struktury kosztów. Albo decydujemy się na jednorazowy wydatek w postaci rozwiązania stanowiącego własność przedsiębiorstwa albo model oparty na subskrypcji. Startup’y i małe firmy z reguły preferują model “pay-as-you-go”, ponieważ nie obciążają zbytnio dostępnych zasobów.


4. Z czego korzystasz na co dzień?


Czasami wybór platformy intranetowej zależy od innych narzędzi, które obecnie posiadasz. Należy rozważyć to, w jaki sposób platforma będzie współpracować z np. z Office 365 czy aplikacjami Google.


5. Czy jesteś w stanie dostosować rozwiązanie do swoich potrzeb?


Decydując się na zakup musisz realnie ocenić z czym wiąże się uruchomienie w Twojej organizacji platformy intranetowej. Czy po zakupie niestandardowego rozwiązania intranetowego, Twój zespół będzie w stanie obsłużyć platformę? Pamiętaj, że nawet jeśli kupisz idealny produkt z półki lub zaprojektujesz w pełni spersonalizowane oprogramowanie intranetowe, nadal będziesz potrzebował zespołu, który zapewni Ci wsparcie i pozwoli w pełni wykorzystać potencjał posiadanej platformy.


Custom vs. „Pudełko”


Decyzja, które rozwiązanie będzie dla nas najlepsze, nie jest prosta, ponieważ każde z nich ma przewagę nad innym, w zależności od tego, pod jakim kątem jest ono rozważane. Poniżej zestawione zostały plusy i minusy obu opisywanych rozwiązań:


„Pudełko”


Plusy:



  • Cena – większość gotowych rozwiązań intranetowych jest tańsza od tych, robionych na zlecenie.

  • Zróżnicowanie – nie potrzebujemy długich list wymagań i specyfikacji, wystarczy, że przejrzymy, co oferuje nam dany pakiet dostępny na rynku i z niego „wyłuskamy” interesujące nas funkcje.

  • Szybkość wdrożenia.

  • Duża dostępność.

  • Możliwość porównania gotowych ofert pomiędzy sobą.

  • Możliwość dostosowania do własnych potrzeb – niektóre firmy umożliwiają częściową customizację w wersji pudełkowej. 


Minusy:



  • Konfiguracja – należy przyjrzeć się czy twórca gotowego rozwiązania gwarantuje wsparcie oraz zapewnia czytelną dokumentację.

  • Niska elastyczność gotowych rozwiązań związana z ryzykiem dostępu do kodu źródłowego.

  • Aktualizacje – zapewnienie stabilności rozwiązania może generować dodatkowe koszty związanie z utrzymaniem.

  • Suport i gwarancja – należy upewnić się jaki rodzaj wsparcia obejmuj dany pakiet, ponieważ kiedy przyjdzie nam czekać na naprawę błędów, może okazać się, że sparaliżuje to funkcjonowanie naszego systemu na jakiś czas.


Custom


Plusy



  • Unikatowość – jest dostosowane do Twoich potrzeb, kieszeni i wymagań Twojego biznesu.

  • Elastyczność – może być modyfikowany i zmieniany w miarę upływu czasu.

  • Łatwość użytkowania – intranet będzie posiadał dokładnie te funkcje, które chcesz.


Minusy



  • Dostęp do kodu – bez kodu źródłowego jesteś skazany na zagładę.

  • Wysokie koszty wdrożenia, utrzymania i suportu.

  • Niestabilność środowiska – wszystko zależy od jakości otrzymanego od dostawcy rozwiązania. Warto upewnić się, że wykonawca ma stabilną pozycję na rynku oraz odpowiednie zaplecze IT.


Podsumowanie


Porównując oba rozwiązania ciężko jest jednoznacznie wskazać „to lepsze”. Większość gotowych rozwiązań intranetowych jest tańsza od customizacji. Należy jednak pamiętać, że nawet najbardziej wyrafinowane produkty gotowe do użycia będą wymagały pewnych modyfikacji. Czasami istnieje potrzeba zmiany kodu bazowego, użycia logo, określonego rodzaju kolorów, zmiany nawigacji, widżetów, aplikacji społecznościowych i innych niestandardowych elementów, dlatego decydując się na „pudełko” warto upewnić się, że ma ono dostatecznie rozwiniętą cześć dotyczącą personalizacji.


Ostatecznie, potrzeby Twojej organizacji określają, jaki rodzaj rozwiązania intranetowego jest dla Ciebie najlepszy.

Subskrybuj newsletter

Otrzymywanie informacji handlowych Future Processing za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.

Otrzymywanie informacji marketingowych Future Processing przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych.

Administratorem Twoich danych osobowych jest Future Processing Sp. z o.o.

Dodatkowe treści
Raporty i trendy na rynku