Case study MPWiK
Katarzyna Lipka
24 maja 2018

Nasza współpraca z Miejskim Przedsiębiorstwem Wodociągów i Kanalizacji S.A. (MPWiK) we Wrocławiu, jedną z największych tego typu organizacji w Polsce, rozpoczęła się w połowie roku 2017. Podczas pierwszego ze spotkań dowiedzieliśmy się, że spółka poszukuje rozwiązania, które w szybki i łatwy sposób usprawni komunikację, oraz w jednym miejscu zaprezentuje pracownikom dane z wielu systemów. Doskonale rozumieliśmy problem naszego klienta. Sami, latami, poszukiwaliśmy rozwiązania, które nie tylko usprawniłoby komunikację, ale również pozwoliłoby na zwiększenie efektywności i zaangażowania pracowników oraz wzmocnienie unikalnej kultury firmy. Na podstawie własnych doświadczeń opracowaliśmy Intranet – Intrę, będący esencją wieloletniego budowania kultury i wartości w naszej firmie. Poprzez stałe udoskonalanie naszego Intranetu zawarte w nim rozwiązania pozwalają na dostosowanie się do potrzeb każdej branży, niezależnie od jej specyfiki. Prace nad wdrożeniem Intranetu we wrocławskim MPWiK, były dla nas niezwykłym doświadczeniem, ponieważ zaproponowane rozwiązanie skierowane było zarówno do administracyjnej części firmy, jak również pracowników, korzystających z Intranetu w terenie.



Główne korzyści:



  • Odpowiedź na indywidualne potrzeby.

  • Dostęp do danych pracowniczych.

  • Usprawnienie komunikacji wewnętrznej.

  • Integracja z pozostałymi systemami.

  • Szybkość wdrożenia.

  • Łatwość i przejrzystość systemu.

  • Możliwość korzystania na urządzeniach mobilnych.


Jeśli ciekawi Cię jak wyglądało wdrożenie Intranetu u naszego pierwszego klienta zapraszamy do lektury!


O MPWiK  


Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji S.A. (MPWiK) we Wrocławiu, jest jedną z największych firm wodociągowo-kanalizacyjnych w Polsce, która codziennie dostarcza najwyższej jakości wodę dla ok. siedmiuset tysięcy osób na terenie Wrocławia i gmin ościennych. Dzięki ciągłemu dostosowywaniu technologii do zmian zachodzących na rynku, przedsiębiorstwo gwarantuje bezpieczeństwo usług swoim klientom od ponad 140 lat.


Jak to się zaczęło? 


W wyniku dynamicznego rozwoju przedsiębiorstwa MPWiK, pracownicy odczuwali potrzebę zmiany podstawowego narzędzia do komunikacji  wewnętrznej jakim był stary Intranet oraz dostosowania go do potrzeb pracowników i dynamicznie rozwijającej się organizacji.


W tym celu MPWiK zebrało potrzeby pracowników dotyczące nowych funkcjonalności, przygotowując się do wdrożenia nowego narzędzia opartego na platformie SharePoint i rozpoczęła poszukiwania firmy, która mogłaby zrealizować jej potrzeby.


W odpowiedzi na zebrane potrzeby pomagające w usprawnieniu komunikacji wewnętrznej w firmie MPWiK pojawiło się Future-Processing ze swoją INTRĄ.


Nasza rola 


Zaczęliśmy od zbadania, czego – tak naprawdę – potrzebuje nasz klient i czy potrzeby, które zdefiniował są kompletne i możliwe do realizacji? W tym momencie do akcji wkroczył dział, którego prawdopodobnie nie posiada żadna inna firma w Polsce – to dział Culture, każdego dnia dbający o wzmacnianie naszej unikalnej kultury organizacyjnej poprzez wykorzystanie stworzonego na potrzeby firmy Intranetu „INTRA”.



Wyjście od potrzeb


Zdecydowaliśmy się na przeprowadzenie analizy, której celem było dokładne zbadanie potrzeb MPWiK i zaproponowanie dopasowanego do nich rozwiązania.



“Musieliśmy poznać i zrozumieć potrzebę naszego Klienta, a także problemy, które chciał rozwiązywać za pomocą opracowanego przez nas produktu. Podczas warsztatów w MPWiK dowiedzieliśmy się więcej o ich kulturze organizacyjnej oraz jak pracownicy komunikują się ze sobą. Dzięki tej wiedzy mogliśmy przygotować odpowiednie narzędzia, pozwalające nam na zgłębienie problemu i dopasować produkt do ich potrzeb.”



Krzysztof Skiba 

Product Manager


Projekt   


Grupa projektowa, która powołana została na czas wdrażania Intranetu składała się z osób o bardzo bogatym i różnorodnym doświadczeniu. Swoboda zespołu pozwoliła na opracowanie kreatywnych pomysłów oraz stworzyła przestrzeń do wypracowania szeregu rozwiązań.


„To była prawdziwa burza kreatywnego myślenia. Spotkanie w tak szerokim gronie wśród przedstawicieli wielu sektorów organizacji pozwoliło na dostosowanie się do przyszłego rozwiązania oraz dało możliwość zidentyfikowania potrzeb z pierwszej ręki. Wszyscy uczestnicy bardzo chętnie dzielili się swoimi doświadczeniami, codziennymi obowiązkami i problemami, które wspólnie staraliśmy się rozwiązać”.


Łukasz Franz 

Analityk Biznesowy


Na podstawie przeprowadzonych warsztatów, zidentyfikowaliśmy najbardziej palące problemy:



  • Jednostronna komunikacja firma > pracownik.

  • Brak dostępu do intranetu spoza sieci firmowej.



Zdjęcie z warsztatów: mapa wymagań dotycząca funkcjonalności systemu Intra.


Stworzony został plan wdrożenia Intranetu uwzględniający specyficzne potrzeby MPWiK.  Intranet opracowany został na wzór systemu Intra używanego wewnętrznie w Future Processing, który na co dzień wspiera naszą dwustronną komunikację wewnętrzną.


Efekty:



  • Łatwe tworzenie i udostępnianie treści.

  • Dostęp do dokumentów dla wszystkich użytkowników.

  • Zastosowanie technologii Microsoft SharePoint Online oraz Office 365.

  • Dostęp do intranetu dowolnego miejsca na świecie.


Efekty wdrożenia   


Informacje zwrotne, które otrzymaliśmy, pokazują, że korzystanie z naszego rozwiązania pozwoliło w przypadku 80% użytkowników na poprawę komunikacji wewnętrznej, ponadto ułatwiło dostęp do wszystkich kluczowych informacji oraz umożliwiło integrację z istniejącymi już systemami. Co więcej, mając możliwość korzystania z intranetu poza biurem, wykonywanie pracy zdalnej stało się znacznie wygodniejsze.


Intranet stał się miejscem przyciągającym ludzi, którzy często nie mają szansy spotkać się na co dzień, poprzez pracę w zupełnie różnych miejscach i projektach. Intra umożliwiła pracownikom współpracę, wymianę doświadczeń, wsparcie przy rozwiązywaniu problemów, korzystanie z doświadczeń innych czy dyskusję na temat tego, co się dzieje w firmie.


Docenianą przez ponad 70% użytkowników funkcjonalnością jest możliwość wpływu na to, co aktualnie dzieje się w firmie oraz sugerowanie usprawnień, przez co w łatwy sposób buduje zaangażowanie pracowników w życie firmy.


 



Aspekty Techniczne  


Istotnym elementem wdrożenia była integracja intranetu z zewnętrznymi systemami:



  • System ERP IFS.

  • System GLPI.

  • Oprogramowanie do zarządzania projektami P2Ware.

  • System do obsługi korespondencji e-Kancelaria.

  • Biblioteka techniczna.

  • Biblioteka wirtualna.


Intra jest modułowym systemem, którego architektura umożliwia integrowanie rozwiązań zewnętrznych, takich jak systemy księgowe czy wspomagające zarządzanie zasobami i projektami.


 


Podsumowanie 


Główne korzyści, po wprowadzeniu nowego Intranetu:



  • Odpowiedź na indywidualne potrzeby MPWiK pracowników, w tym uruchomienie modułu „Moje dane”.

  • Usprawnienie komunikacji wewnętrznej poprzez uruchomienie nowych funkcjonalności takich jaki moduł.

  • zgłaszania pomysłów, moduł dyskusji, moduł szkoleń.

  • Łatwy dostęp do pozostałych, wykorzystywanych w firmie systemów.

  • Możliwość korzystania na urządzeniach mobilnych w tym także prywatnych.

  • Łatwość wyszukiwania informacji.


Wśród przebadanych użytkowników systemu:



  • 98% uważa, że treści zamieszczane w Intranecie są dla nich pomocne.

  • 86% twierdzi, że dostęp do profili pracowników ułatwia.

  • ich pracę i komunikację.

  • 75% deklaruje, że wykorzystanie Intranetu pomaga wpłynąć na funkcjonowanie spółki.

  • 63% użytkowników korzysta z dostępu do wiedzy za pomocą Intranetu.


Najwyżej ocenionymi funkcjami Intranetu są: 




  • Przejrzystości uporządkowania informacji.

  • Łatwości obsługi systemu.

  • Łatwości wyszukiwania informacji.



W istniejących już modułach Intranetu pracownikom najbardziej spodobały się: 




  • Moduł wyświetlający spersonalizowane dane dla pracownika.

  • Moduł zgłaszania pomysłów.

  • Książka teleadresowa z możliwością wyszukania pracownika.

  • Moduł szkoleń.

  • System zarządzania wiedzą – dostęp do wszystkich najważniejszych informacjio firmie.

  • Kartki Kudo.

  • Suchar na dziś. ????



 


Subskrybuj newsletter

Otrzymywanie informacji handlowych Future Processing za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.

Otrzymywanie informacji marketingowych Future Processing przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych.

Administratorem Twoich danych osobowych jest Future Processing Sp. z o.o.

Dodatkowe treści
Raporty i trendy na rynku

ZOBACZ TAKŻE
Czytaj więcej