Nowy moduł delegacji – zwiększ swoją produktywność!
Katarzyna Lipka
22 maja 2018

 


„To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne”.


– DWIGHT EISENHOWER


Zagłębiając się w kartach książki Stephena R. Covey’a „7 nawyków skutecznego działania” (The 7 Habits of Highly Effective People, Steven R. Covey), natrafiłam na dawno niestosowaną przeze mnie, niezwykle pomocną i genialną w swej prostocie macierz Eisenhowera.


 



A tak może wyglądać przykładowa macierz Eisenhowera.


W teraźniejszym świecie technologii i szybkiego życia, umiejętność koncentracji na celu i priorytetyzacji zadań jest jedną z najcenniejszych umiejętności jaką możemy zdobyć. Najlepszym krokiem do skoncentrowania się na zadaniach najwyższej wagi jest rozpoznanie tego, co nas rozprasza, usprawnienie procesu kategoryzacji zadań oraz bezwzględne wyeliminowanie rozpraszaczy z naszego życia.


Macierz Eisenhowera pozwala zorganizować swoje aktywności według czterech następujących kategorii:



  • Pilne i ważne – sprawy wymagające natychmiastowego działania.

  • Ważne, ale niepilne – zadania do zaplanowania na później.

  • Pilne, ale nieważne – rzeczy należące delegować do zrobienia komuś innemu.

  • Niepilne ani nieważne – zajęcia do wyeliminowania z naszego życia.

  •  


Ta prosta metoda jest niezwykle skuteczna w zwiększeniu swojej efektywności. Wystarczy spisać najważniejsze dla nas aktywności, odpowiednio je pogrupować, a następnie uchwycić rzeczy odciągające nas od najistotniejszych działań, co pozwoli skupić się na priorytetach.


Badania przeprowadzone przez XQ RESEARCH, wskazują, że 23% czasu poświęconego na pracę, zajmują pracownikom działania, które mają niewielki wpływ na bieżące cele, a jednocześnie wymagają od nich uwagi i szybkiej reakcji. Niestety, bardzo często wiele z tych czasochłonnych czynności należy właśnie do grupy pilne i ważne i wymaga od nas natychmiastowego działania.


E-maile, telefony organizacja spotkań, zgłaszanie delegacji, a następnie ich rozliczanie to jedne z najbardziej pochłaniających czas zajęć, których często niestety nie da się oddelegować. Właśnie na kanwie problemu, dotyczącego zarządzania natłokiem codziennych obowiązków opracowana została Intra, która poprzez możliwość konfigurowania poszczególnych modułów pozwala na zwiększenie produktywności zarówno pracownika, jak i całego zespołu.


Szczególnie palącym problemem według przeprowadzonych badań i naszego własnego doświadczenia jest zarządzanie podróżami służbowymi. Wiąże się to z nadmiarem formalności oraz rozsianiem poszczególnych komórek, dokonujących organizacji i rozliczenia podróży po całej organizacji. Na szczęście z pomocą przychodzi technologia, wspomagając nas  w szybkim i skutecznym wykonaniu palących spraw.


Na bazie własnych doświadczeń oraz płynących z rynku sygnałów nasz zespół usprawnił jeden z najbardziej popularnych modułów, poświęcony zarządzaniu podróżami służbowymi.


Moduł Delegacji


Moduł delegacji umożliwia pracownikom załatwienie wszystkich formalności związanych z delegacjami z każdego miejsca na świecie.


Funkcjonalność modułu skupia się wokół samoobsługowego formularza dostępnego online dla pracownika, przełożonego i księgowości. W tym jednym miejscu odbywa się cały proces planowania podróży służbowej, rozpatrywania jej przez przełożonego i końcowego rozliczenia w dziale księgowym.



Dzięki łatwości obsługi i przejrzystemu interfejsowi, użytkownik sam wprowadza wszystkie dane związane z delegacją, takie jak cel biznesowy, czas, miejsce docelowe, koszty, środek transportu, noclegi itp.


Po uzupełnieniu informacji wniosek wysyłany jest do przełożonego, który jednym kliknięciem może autoryzować delegację, która jest funkcją opcjonalną i zależy tylko i wyłącznie od preferencji organizacji. Dzięki zawarciu w formularzu niezbędnych informacji, późniejsze rozliczenie podróży jest kwestią kilku kliknięć.


Wykorzystanie modułu delegacji poprawia efektywność podróżujących, którzy mogą złożyć czy zaakceptować wniosek zdalnie, dodatkowo pozwala zaoszczędzić czas dzięki samodzielnemu i szybkiemu wypełnieniu wniosku.


 


 

Subskrybuj newsletter

Otrzymywanie informacji handlowych Future Processing za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.

Otrzymywanie informacji marketingowych Future Processing przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych.

Administratorem Twoich danych osobowych jest Future Processing Sp. z o.o.

Dodatkowe treści
Raporty i trendy na rynku